PR 7 dan PR 8 : Mengisi dan Melengkapi Modul Master Data (Sales, Purchase dan HRD) pada OpenERP

Pada tugas ini, mahasiswa diminta untuk memasukkan data pada beberapa modul, yaitu :
1. Modul Sales
2. Modul Purchase
3. Modul Human Resource

Berikut adalah tampilan dari screenshot OpenERP :

1. Modul Sales

     A. Customer

    B. Produk Jual

2. Modul Purchase

    A. Suplier

    B. Produk Beli

3. Modul Human Resource

    A. Employee

    B. Job Position

   C. Department

    D. Salary Rule

Purchase Department

Tugas 6 - Purchase Department

STRUKTUR ORGANISASI

Tujuan Purchasing

Tujuan manajemen purchasing adalah mendapatkan efisiensi operasi melalui integrasi semua perolehan, pergerakan bahan baku dan bahan pengemas di perusahaan.

Tugas-Tugas Departemen Purchasing

Secara umum tugas-tugas yang dilakukan departemen purchasing mencakup:

1.Merancang hubungan yang tepat dengan pemasok (supplier)

Hubungan pemasok dapat bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Bagian purchasing bertugas mengatur relationship portofolio untuk semua pemasok dan juga menetapkan berapa jumlah pemasok yang harus dimiliki untuk tiap jenis item.

2. Memilih pemasok (supplier)

Untuk pemasok (supplier) utama yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang pemasok untuk melakukan presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya.

3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok

Kegiatan purchasing selalu membutuhkan bantuan teknologi seperti telepon dan fax. Berkembangnya electronic procurement yaitu aplikasi internet untuk kegiatan purchasing dapat membantu perusahaan untuk meilih katalaog elektronik yang bisa mengakses berbagai data supplier. Electronic procurement juga dapat membantu perusahaan untuk memilih pemasok melalui proses e-auction dan e-bidding.

4. Menjaga data item yang dibutuhkan dan data pemasok (supplier)

Departemen purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang item yang dibutuhkan maupun data pemasok mereka. Beberapa data pemasok yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing pemasok, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi pemasok.

5. Melakukan Pembelian

Melakukan pembelian adalah pekerjaan paling rutin yang dilakukan oleh departemen purchasing. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

6. Mengevaluasi kinerja pemasok

Penilaian kinerja pemasok juga pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya saing yang bekelanjutan. Bagi perusahaan pembeli, kinerja pemasok bisa digunakan sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk menentukan peringkat pemasok.

Bisnis Proses :

1. Inventory Sec Head akan menghitung jumlah keseluruhan persediaan dengan koordinasi dengan Warehouse Sec Head, apakah jumlahnya mencukupi, bila tidak maka akan melaporkan dan memberikan note untuk persediaan yang kurang. Laporan yang dihasilkan adalah Puchase Request (PR)
2. Vendor Management Sec Head akan melakukan seleksi terhadap calon-calon vendor yang akan bekerja-sama, meliputi seleksi administrasi dan seleksi kompetensi. Pada akhirnya terdapat vendor terpilih yang dipastikan bekerja sama dengan PT KITA, sehingga dihasilkan list vendor dan matriksnya berdasarkan barang-barang yang ditawarkan.
3. Buyer Sec Head akan berhubungan langsung dengan vendor dan membuat Purchase Order (PO) yang diserahkan kepada masing-masing vendor sesuai barang yang ditawarkan.
4. Receiving Sec Head bertugas menerima barang yang masuk dan memeriksa kesesuaian barang dengan purchase order, serta menerima In voice dari pihak vendor
5. Warehouse Dept Head menerima barang dari Receiving Sec Head dan memeriksa jumlah dan kesesuaian dengan kebutuhan berdasarkan Purchase Request.
6. In voice akan diserahkan kepada Production and Administration Suport untuk membuat surat pengantar pembayaran kepada Cashier (pihak Departement Accounting and Finance).
7. Perpindahan barang dari gudang ke user maka harus dengan koordinasi dengan Material Move Line.

Job Description :

• Purchasing Dept Head

1. Menjalankan dan memonitor pemenuhan permintaan pembelian. 
2. Memastikan semua aktivitas pelaksanaan pembelian dapat dijalankan sesuai prosedur, standar mutu dan ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasi meeting internal secara berkala untuk memonitor kinerja departemen secara keseluruhan dan mencari solusi permasalahan yang dihadapi.
4. Mendorong perkembangan dan peningkatan ketrampilan personil serta mendiskusikan dengan atasan perbaikan, peningkatan dan coaching yang diperlukan.
5. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran

• Warehouse Section

1. Melakukan kontrol atas barang yang masuk ke gudang dan yang disimpan di gudang
2. Melaporkan proses material handling

• Material Move Line Head

1. Mengontrol lokasi penyimpanan material
2. Melakukan replenishment stocK
3.  Memonitor pengeluaran barang dari gudang

• Receiving Line Head

1. Mengontrol penerimaan barang dari supplier
2. Melakukan proses Good Receive atas barang yang datang (stamp, proses data entry dan tanda tangan pada invoice).
3. Melakukan pengecekan barang yang akan masuk ke gudang

• Inventory Section

1. Kontrol stock barang di gudang
2. Menjalankan proses PR (Purchase Requisition)
3. Menghitung safety stock barang di gudang
4. Menghitung forecast dan lead time supply
5. Mengontrol permintaan barang

• Buyer Section

1. Menjalankan proses PO (Purchase Order) ke supplier
2. Menghitung dan mengontrol quantity yang di submit dari PR
3. Follow up barang dari supplier
4. Melakukan Laporan pembelian

• Vendor Management Section

1. Mengadakan seleksi dan evaluasi pemasok serta mengajukan permintaan perbaikan atau peningkatan kinerja pemasok sesuai dengan standar yang diperlukan. 
2. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier.
3. Mengontrol Supply Ability atas supplier.

• Administration Support

1. Melakukan proses tagihan dari vendor atau supplier
2. Melakukan pengecekan atas PO yang di issue, invoice dari supplier dan data Good Receive (GR)
3. Melakukan pembayaran kepada pihak supplier
4. Melakukan kontrol budget.

Struktur Organisasi

Tugas 6 - HRD (Non Payroll)

Struktur Organisasi PT. Hippopotamus Indonesia, Tbk

Human Resources Departement

Tugas 6 - HRD Payroll

HUMAN RESOURCES DEPARTMET

Job Deskripsi

1.      HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

a.      Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

b.      Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

a.      Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

b.      Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c.      Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

d.      Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan  karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

e.      Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

2.      HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a.      Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.

b.      Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.

c.      Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.

d.      Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.

e.      Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

f.       Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.

g.      Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik

h.      Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

3.      General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a.      Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.

b.      Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

c.      Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

d.      Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

e.      Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

f.       Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

4.      Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a.      Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.

b.      Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.

5.      Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a.      Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.

b.      Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)

c.      Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu

d.      Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti, medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar

e.      Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.

f.       Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja

g.      Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.

6.      Payroll Staff

Uraian tugas :

a.      Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.

b.      Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.

c.      Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

d.      Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

7.      Welfare Staff

a.      Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.

b.      Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.

c.      Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.

d.      Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

8.      Trainning Supervisor

a.      Melakukan proses trainning new comer.

b.      Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.

c.      Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.

d.      Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.

e.      Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.

f.       Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

A.     Struktur Gaji dan Kepangkatan Jabatan

Jabatan	Grade	Gaji Pokok	Tunjangan Tetap	Tunjangan Tidak Tetap	Keterangan
Fresh Graduate	1	UMK	-	Makan, Transportasi, Insentif, Lembur
Junior Staff	2	1 - 2 UMK	-	Makan, Transportasi, Insentif, Lembur
Senior Staff	3	1.5 - 3 UMK	-	Makan, Transportasi, Insentif, Lembur
Leader	4	2 - 3.5 UMK	-	Makan, Transportasi, Insentif, Lembur
Chief Leader	5	2.5 - 4 UMK	-	Makan, Transportasi, Insentif, Lembur
Supervisor	6	4 - 5 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Senior Supervisor	7	4.5 - 6 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Assistant Manager	8	5 - 7 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Manager	9	7 - 8 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Senior Manager	10	8 - 9 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Director	11	9 - 10 UMK	Transportasi	Makan,Insentif
Owner	12	None	None	None

Keterangan:

Upah yang diterima karyawan setiap bulannya adalah:

·           Upah Tetap

a.      Gaji Pokok

b.      Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Supervisor ke atas)

·           Upah Tidak Tetap

a.      Tunjangan Transportasi (hanya untuk posisi Staff ke bawah)
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan

b.      Insentif Kehadiran
Bila absensi dalam seminggu (5 hari kerja) penuh tanpa keterlambatan. Toleransi keterlambatan 15 menit. Insentif kehadiran dibayarkan tunai kepada karyawan yang memenuhi peraturan pada hari Rabu setelah seminggu berikutnya.

c.      Tunjangan Makan Siang
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan

d.      Upah Lembur
Perhitungan lembur sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku

·           Tunjangan Kesehatan

Tunjangan kesehatan diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkatan jabatannya.

B.     Sistem dan Prosedur

1.      Sistem Informasi penerimaan karyawan baru (recruitment) pada Departemen HRD yang dijalankan  adalah sebagai berikut:

a.      Departemen yang membutuhkan karyawan baru mengajukan  terlebih dahulu permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir Permintaan Tenaga Kerja (PTK).

b.      Setelah diisi maka diserahkan ke Manager HRD,kemudian Supervisor HRD Recruitment memeriksa file yang ada, file tersebut harus sesuai dengan persyaratan jabatan dari tenaga kerja yang diminta oleh departemen yang terkait.

c.      Apabila ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka Supervisor HRD Recruitment membuat surat panggilan untuk pelamar yang sesuai kriteria.

d.      Dan apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan maka Supervisor HRD Recruitment membuat suatu informasi lowongan kerja melalui berbagai sumber baik sumber internal maupun eksternal. Jika calon tidak didapatkan dari dalam , maka dibuatkan informasi adanya lowongan di internet.

e.      Pelamar memasukkan surat lamaran ke bagian Supervisor HRD Recruitment.

f.       Supervisor HRD Recruitment menyeleksi surat lamaran yang masuk dengan cara memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan dicantumkan waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.

g.      Supervisor HRD Recruitment meminta pelamar untuk mengisi formulir data pribadi yang telah disediakan, lalu melakukan wawancara awal dengan pelamar untuk mengetahui latar belakang pelamar secara umum.

h.      Setelah wawancara awal dilakukan oleh Supervisor HRD Recruitment, maka dilanjutkan dengan wawancara lanjutan yang dilakukan oleh Head Department terkait.

i.       Setelah pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana pelamar yang akan diterima dan pelamar yang ditolak.

j.       Bagi pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan sebaliknya bagi pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk mengikuti tes kesehatan. Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit rujukan.

k.      Dari hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat dan ada yang tidak memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi syarat seperti biasanya dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi syarat dibuatkan surat konfirmasi penerimaan.

l.       Manager HRD (Human Resources of Development) membuat surat perjanjian dengan calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju, maka manager (Human Resources of Development) menjelaskan hak dan kewajiban calon karyawan itu, kemudian melakukan orientasi terhadap calon karyawan.

m.    Setelah melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut diserahkan ke departemen terkait.

n.      Semua file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian HRD(Human Resources of Development).

2.      Sistem Informasi Penggajian pada Departemen HRD

a.      Payroll staff menghitung jumlah kehadiran karyawan pada bulan berjalan.

b.      Payroll staff menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima karyawan.

c.      Payroll staff melaporkan laporan perhitungan upah kepada Compensation and Benefit Supervisor.

d.      Compensation and Benefit Supervisor memeriksa laporan dari Payroll Staff kemudian meminta persetujuan kepada HR Manager.

e.      Setelah HR Manager menyetujui, kemudian laporan tersebut di distribusikan ke Departemen Finance dan Accounting untuk dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan.

3.      Sistem Informasi Welfare pada Departemen HRD

a.      Tunjangan kesehatan dikhususkan bagi karyawan tetap.

b.      Klaim pengobatan rawat jalan sbb :

-            Staff : 90%

-            Leader – SPV : 85%

-            Manager : 80%

c.      Untuk rawat inap KITA menggunakan jasa asuransi, yg ditetapkan sbb :

-            Staff : kelas 2 (300ribu)

-            Leader – SPV : kelas 1 –VIP (500 ribu)

-            Manager : VIP – VVIP (1 juta)

d.      Klaim kacamata 1 tahun sekali (khusus utk karyawan tetap) sebesar 1,5 juta.

e.      Tunjangan melahirkan sebesar 1 juta (normal) dan 3 juta (caesar). untuk caesar harus ada surat rujukan dari dokter.

f.       Untuk karyawan pria yang sudah berkeluarga, rawat jalan istri/anak dapat diklaim sebesar 50%.

C.     Dokumen-dokumen yang dihasilkan

Dokumen-dokumen yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human Resources Of Development) adalah sebagai berikut:

1.      Formulir Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh Departemen yang membutuhkan karyawan baru. Sebelum memberikannya  kepada Departemen HRD (Human Resources Of Development), formulir ini harus disetujui oleh Departemen Head yang bersangkutan.

2.      Formulir Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan kepada pelamar sebelum melakukan tes wawancara.

3.      Surat Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.

4.      Surat Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar  yang tidak lulus dalam tes penerimaan karyawan.

5.      Surat Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon karyawan yang lulus seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dan surat ini harus disepakati oleh calon karyawan tersebut.

6.      Formulir Permintaan Alat dan Keperluan Perusahaan. Formulir ini diberikan kepada departemen yang memiliki permintaan khusus untuk alat tulis dan keperluan perusahaan dan kemudian diajukan kepada General Affair.

7.      Formulir Perhitungan Kehadiran Karyawan. Formulir ini sebagai bukti tertulis atas absensi karyawan yang setiap bulannya diberikan oleh Payroll Staff kepada karyawan, kemudian disetujui oleh karyawan yang bersangkutan.

8.      Jadwal training karyawan. Jadwal ini sebagai program untuk peningkatan kinerja karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.