Purchase Department

Tugas 6 - Purchase Department

STRUKTUR ORGANISASI

Tujuan Purchasing

Tujuan manajemen purchasing adalah mendapatkan efisiensi operasi melalui integrasi semua perolehan, pergerakan bahan baku dan bahan pengemas di perusahaan.

Tugas-Tugas Departemen Purchasing

Secara umum tugas-tugas yang dilakukan departemen purchasing mencakup:

1.Merancang hubungan yang tepat dengan pemasok (supplier)

Hubungan pemasok dapat bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Bagian purchasing bertugas mengatur relationship portofolio untuk semua pemasok dan juga menetapkan berapa jumlah pemasok yang harus dimiliki untuk tiap jenis item.

2. Memilih pemasok (supplier)

Untuk pemasok (supplier) utama yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang pemasok untuk melakukan presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya.

3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok

Kegiatan purchasing selalu membutuhkan bantuan teknologi seperti telepon dan fax. Berkembangnya electronic procurement yaitu aplikasi internet untuk kegiatan purchasing dapat membantu perusahaan untuk meilih katalaog elektronik yang bisa mengakses berbagai data supplier. Electronic procurement juga dapat membantu perusahaan untuk memilih pemasok melalui proses e-auction dan e-bidding.

4. Menjaga data item yang dibutuhkan dan data pemasok (supplier)

Departemen purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang item yang dibutuhkan maupun data pemasok mereka. Beberapa data pemasok yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing pemasok, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi pemasok.

5. Melakukan Pembelian

Melakukan pembelian adalah pekerjaan paling rutin yang dilakukan oleh departemen purchasing. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.

6. Mengevaluasi kinerja pemasok

Penilaian kinerja pemasok juga pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya saing yang bekelanjutan. Bagi perusahaan pembeli, kinerja pemasok bisa digunakan sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk menentukan peringkat pemasok.

Bisnis Proses :

1. Inventory Sec Head akan menghitung jumlah keseluruhan persediaan dengan koordinasi dengan Warehouse Sec Head, apakah jumlahnya mencukupi, bila tidak maka akan melaporkan dan memberikan note untuk persediaan yang kurang. Laporan yang dihasilkan adalah Puchase Request (PR)
2. Vendor Management Sec Head akan melakukan seleksi terhadap calon-calon vendor yang akan bekerja-sama, meliputi seleksi administrasi dan seleksi kompetensi. Pada akhirnya terdapat vendor terpilih yang dipastikan bekerja sama dengan PT KITA, sehingga dihasilkan list vendor dan matriksnya berdasarkan barang-barang yang ditawarkan.
3. Buyer Sec Head akan berhubungan langsung dengan vendor dan membuat Purchase Order (PO) yang diserahkan kepada masing-masing vendor sesuai barang yang ditawarkan.
4. Receiving Sec Head bertugas menerima barang yang masuk dan memeriksa kesesuaian barang dengan purchase order, serta menerima In voice dari pihak vendor
5. Warehouse Dept Head menerima barang dari Receiving Sec Head dan memeriksa jumlah dan kesesuaian dengan kebutuhan berdasarkan Purchase Request.
6. In voice akan diserahkan kepada Production and Administration Suport untuk membuat surat pengantar pembayaran kepada Cashier (pihak Departement Accounting and Finance).
7. Perpindahan barang dari gudang ke user maka harus dengan koordinasi dengan Material Move Line.

Job Description :

• Purchasing Dept Head

1. Menjalankan dan memonitor pemenuhan permintaan pembelian. 
2. Memastikan semua aktivitas pelaksanaan pembelian dapat dijalankan sesuai prosedur, standar mutu dan ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasi meeting internal secara berkala untuk memonitor kinerja departemen secara keseluruhan dan mencari solusi permasalahan yang dihadapi.
4. Mendorong perkembangan dan peningkatan ketrampilan personil serta mendiskusikan dengan atasan perbaikan, peningkatan dan coaching yang diperlukan.
5. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan anggaran

• Warehouse Section

1. Melakukan kontrol atas barang yang masuk ke gudang dan yang disimpan di gudang
2. Melaporkan proses material handling

• Material Move Line Head

1. Mengontrol lokasi penyimpanan material
2. Melakukan replenishment stocK
3.  Memonitor pengeluaran barang dari gudang

• Receiving Line Head

1. Mengontrol penerimaan barang dari supplier
2. Melakukan proses Good Receive atas barang yang datang (stamp, proses data entry dan tanda tangan pada invoice).
3. Melakukan pengecekan barang yang akan masuk ke gudang

• Inventory Section

1. Kontrol stock barang di gudang
2. Menjalankan proses PR (Purchase Requisition)
3. Menghitung safety stock barang di gudang
4. Menghitung forecast dan lead time supply
5. Mengontrol permintaan barang

• Buyer Section

1. Menjalankan proses PO (Purchase Order) ke supplier
2. Menghitung dan mengontrol quantity yang di submit dari PR
3. Follow up barang dari supplier
4. Melakukan Laporan pembelian

• Vendor Management Section

1. Mengadakan seleksi dan evaluasi pemasok serta mengajukan permintaan perbaikan atau peningkatan kinerja pemasok sesuai dengan standar yang diperlukan. 
2. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk melakukan seleksi supplier.
3. Mengontrol Supply Ability atas supplier.

• Administration Support

1. Melakukan proses tagihan dari vendor atau supplier
2. Melakukan pengecekan atas PO yang di issue, invoice dari supplier dan data Good Receive (GR)
3. Melakukan pembayaran kepada pihak supplier
4. Melakukan kontrol budget.