HUMAN RESOURCES DEPARTMET
Job Deskripsi
1. HRD ( Human Resources of
Development ) Manager
HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai
fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :
a. Bertanggung
jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam
hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia,
termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan
prosedur yang berlaku di perusahaan.
b. Bertanggung jawab terhadap hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government &
industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra
perusahaan.
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager
adalah sebagai berikut:
a. Menyusun,
merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif
dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
b. Bertanggung
jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap
jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
c. Melaksanakan
seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
d. Melaksanakan
kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan
dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
e. Bertanggung
jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi
karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
2.
HRD ( Human Resources of Development )
Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a.
Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan
kepada HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.
b. Menyusun
prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
c. Melakukan
koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan
setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari
masing-masing divisi.
d. Memasang
iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan
interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
e. Merekomendasikan
kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur
jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat
berjalan dengan baik sesuai rencana.
f. Menyiapkan
perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya
kontrak kerja.
g. Menginput
data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik
h. Membuat
laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak,
menikah, berhenti).
3.
General Affair Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
a.
Mendukung
seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh
peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst),
maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional,
office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas
serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.
b.
Melakukan
analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas
dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian
keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan
aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
c.
Membina
hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana
kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk
tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja
dengan pihak terkait.
d.
Membuat,
menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan
pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
e.
Melakukan
survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh
karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu,
ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
f.
Menyiapkan
laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan
beban biaya kantor.
4.
Non Material Warehouse Staff
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a.
Melakukan
kontrol stock barang-barang keperluan
kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.
b.
Bertangung
jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK,
Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam
maupun luar kantor.
5. Compensation
and Benefit Supervisor
Tugas Pokok dan Tanggung jawab:
a.
Menganalisis
dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk
meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja
perusahaan.
b.
Memaintain
dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja
Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai
dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)
c.
Melakukan
proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat
dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu
d.
Memverifikasi
expense report yang diajukan pekerja
atas perjalanan dinas, cuti, medical,
training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar
e.
Memproses
administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance,
formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.
f.
Memaintain
fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan
peningkatan produktivitas pekerja
g.
Menyelenggarakan
administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan
ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat
waktu.
6.
Payroll Staff
Uraian tugas :
a. Melakukan
proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.
b. Melakukan
proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar
shift karyawan.
c. Melakukan
perhitungan “meal coupon” karyawan.
d. Membantu HRD
(Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan
dan pembuatan surat-surat.
7.
Welfare Staff
a. Mengajukan
dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan
yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.
b. Membuat
laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.
c. Memeriksa
dan mendata ijin sakit karyawan.
d. Mengurus administrasi
ke asuransi / rumah sakit.
8.
Trainning Supervisor
a. Melakukan
proses trainning new comer.
b. Melakukan
proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.
c. Melakukan
proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.
d. Menyiapkan
segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.
e. Mendata
karyawan yang butuh trainning khusus.
f. Membuat
laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk
dikirimkan ke direksi.
A.
Struktur
Gaji dan Kepangkatan Jabatan
Jabatan
|
Grade
|
Gaji Pokok
|
Tunjangan Tetap
|
Tunjangan Tidak Tetap
|
Keterangan
|
Fresh Graduate
|
1
|
UMK
|
-
|
Makan, Transportasi, Insentif,
Lembur
|
|
Junior Staff
|
2
|
1 - 2 UMK
|
-
|
Makan, Transportasi, Insentif,
Lembur
|
|
Senior Staff
|
3
|
1.5 - 3 UMK
|
-
|
Makan, Transportasi, Insentif,
Lembur
|
|
Leader
|
4
|
2 - 3.5 UMK
|
-
|
Makan, Transportasi, Insentif,
Lembur
|
|
Chief Leader
|
5
|
2.5 - 4 UMK
|
-
|
Makan, Transportasi, Insentif,
Lembur
|
|
Supervisor
|
6
|
4 - 5 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Senior Supervisor
|
7
|
4.5 - 6 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Assistant Manager
|
8
|
5 - 7 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Manager
|
9
|
7 - 8 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Senior Manager
|
10
|
8 - 9 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Director
|
11
|
9 - 10 UMK
|
Transportasi
|
Makan,Insentif
|
|
Owner
|
12
|
None
|
None
|
None
|
Keterangan:
Upah yang diterima
karyawan setiap bulannya adalah:
·
Upah
Tetap
a.
Gaji
Pokok
b.
Tunjangan
Transportasi (hanya untuk posisi Supervisor ke atas)
·
Upah
Tidak Tetap
a.
Tunjangan
Transportasi (hanya untuk posisi Staff ke bawah)
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
b.
Insentif
Kehadiran
Bila absensi dalam seminggu (5 hari kerja) penuh tanpa keterlambatan. Toleransi keterlambatan 15 menit. Insentif kehadiran dibayarkan tunai kepada karyawan yang memenuhi peraturan pada hari Rabu setelah seminggu berikutnya.
Bila absensi dalam seminggu (5 hari kerja) penuh tanpa keterlambatan. Toleransi keterlambatan 15 menit. Insentif kehadiran dibayarkan tunai kepada karyawan yang memenuhi peraturan pada hari Rabu setelah seminggu berikutnya.
c.
Tunjangan
Makan Siang
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
Sesuai jumlah kehadiran dalam sebulan
d.
Upah
Lembur
Perhitungan lembur sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku
Perhitungan lembur sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku
·
Tunjangan
Kesehatan
Tunjangan
kesehatan diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkatan jabatannya.
B. Sistem dan Prosedur
1.
Sistem
Informasi penerimaan karyawan baru (recruitment) pada Departemen HRD yang
dijalankan adalah sebagai berikut:
a.
Departemen
yang membutuhkan karyawan baru mengajukan
terlebih dahulu permintaan tenaga kerja dengan mengisi Formulir
Permintaan Tenaga Kerja (PTK).
b.
Setelah
diisi maka diserahkan ke Manager HRD,kemudian Supervisor HRD Recruitment memeriksa file yang ada,
file tersebut harus sesuai dengan persyaratan jabatan dari tenaga kerja yang
diminta oleh departemen yang terkait.
c.
Apabila
ada yang sesuai dengan persyaratan itu maka Supervisor HRD Recruitment membuat surat panggilan untuk pelamar yang sesuai
kriteria.
d.
Dan
apabila dalam file tersebut tidak ada yang sesuai dengan persyaratan maka
Supervisor HRD Recruitment membuat
suatu informasi lowongan kerja melalui berbagai sumber baik sumber internal
maupun eksternal. Jika calon tidak didapatkan dari dalam , maka dibuatkan
informasi adanya lowongan di internet.
e.
Pelamar
memasukkan surat lamaran ke bagian Supervisor HRD Recruitment.
f.
Supervisor
HRD Recruitment menyeleksi surat
lamaran yang masuk dengan cara memilih surat-surat lamaran dan mengelompokkan
atas surat lamaran yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi syarat. Lamaran
yang tidak memenuhi syarat berarti gugur, sedang lamaran yang memenuhi syarat
dipanggil untuk mengikuti seleksi berikutnya. Dalam surat panggilan dicantumkan
waktu, tempat, dan alat-alat yang diperlukan untuk mengikuti seleksi tersebut.
g.
Supervisor
HRD Recruitment meminta pelamar untuk
mengisi formulir data pribadi yang telah disediakan, lalu melakukan wawancara
awal dengan pelamar untuk mengetahui latar belakang pelamar secara umum.
h.
Setelah
wawancara awal dilakukan oleh Supervisor HRD Recruitment, maka dilanjutkan dengan wawancara lanjutan yang
dilakukan oleh Head Department terkait.
i.
Setelah
pelamar diwawancarai maka ditentukan suatu keputusan mana pelamar yang akan
diterima dan pelamar yang ditolak.
j.
Bagi
pelamar yang ditolak maka dibuatkan suatu surat penolakan, dan sebaliknya bagi
pelamar yang diterima maka ada surat panggilan untuk mengikuti tes kesehatan.
Tes kesehatan ini dilaksanakan oleh rumah sakit rujukan.
k.
Dari
hasil tes kesehatan diputuskan ada pelamar yang memenuhi syarat dan ada yang tidak
memenuhi syarat. Bagi pelamar yang tidak memenuhi syarat seperti biasanya
dibuatkan surat penolakan. Bagi yang memenuhi syarat dibuatkan surat konfirmasi
penerimaan.
l.
Manager
HRD (Human Resources of Development) membuat surat perjanjian dengan
calon karyawan. Setelah kedua belah pihak setuju, maka manager (Human
Resources of Development) menjelaskan hak dan kewajiban calon karyawan itu,
kemudian melakukan orientasi terhadap calon karyawan.
m.
Setelah
melakukan orientasi calon karyawan, calon karyawan tersebut diserahkan ke
departemen terkait.
n.
Semua
file mengenai calon karyawan tersebut disimpan di bagian HRD(Human Resources
of Development).
2.
Sistem
Informasi Penggajian pada Departemen HRD
a.
Payroll
staff menghitung jumlah kehadiran karyawan pada bulan berjalan.
b.
Payroll
staff menghitung jumlah tunjangan yang akan diterima karyawan.
c. Payroll staff melaporkan laporan
perhitungan upah kepada Compensation and
Benefit Supervisor.
d.
Compensation and Benefit Supervisor memeriksa laporan dari Payroll Staff
kemudian meminta persetujuan kepada HR Manager.
e.
Setelah
HR Manager menyetujui, kemudian laporan tersebut di distribusikan ke Departemen
Finance dan Accounting untuk dilakukan pembayaran gaji kepada karyawan.
3.
Sistem
Informasi Welfare pada Departemen HRD
a.
Tunjangan
kesehatan dikhususkan bagi karyawan tetap.
b.
Klaim
pengobatan rawat jalan sbb :
-
Staff
: 90%
-
Leader
– SPV : 85%
-
Manager
: 80%
c.
Untuk
rawat inap KITA menggunakan jasa asuransi, yg ditetapkan sbb :
-
Staff
: kelas 2 (300ribu)
-
Leader
– SPV : kelas 1 –VIP (500 ribu)
-
Manager
: VIP – VVIP (1 juta)
d.
Klaim
kacamata 1 tahun sekali (khusus utk karyawan tetap) sebesar 1,5 juta.
e.
Tunjangan
melahirkan sebesar 1 juta (normal) dan 3 juta (caesar). untuk caesar harus ada
surat rujukan dari dokter.
f.
Untuk
karyawan pria yang sudah berkeluarga, rawat jalan istri/anak dapat diklaim
sebesar 50%.
C. Dokumen-dokumen yang dihasilkan
Dokumen-dokumen
yang dihasilkan oleh Departemen HRD (Human Resources Of Development)
adalah sebagai berikut:
1.
Formulir
Permintaan Tenaga Kerja, dokumen ini digunakan oleh Departemen yang membutuhkan
karyawan baru. Sebelum memberikannya
kepada Departemen HRD (Human Resources Of Development), formulir
ini harus disetujui oleh Departemen Head yang bersangkutan.
2.
Formulir
Data Pribadi Karyawan/Pelamar. Formulir ini akan diberikan kepada pelamar
sebelum melakukan tes wawancara.
3.
Surat
Panggilan. Surat panggilan akan diberikan kepada pelamar yang memenuhi syarat
untuk mengikuti tes penerimaan karyawan.
4.
Surat
Penolakan. Surat ini akan diberikan kepada pelamar yang tidak lulus dalam tes penerimaan
karyawan.
5.
Surat
Perjanjian. Surat perjanjian ini akan diberikan kepada calon karyawan yang
lulus seleksi penerimaan karyawan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut dan
surat ini harus disepakati oleh calon karyawan tersebut.
6.
Formulir
Permintaan Alat dan Keperluan Perusahaan. Formulir ini diberikan kepada
departemen yang memiliki permintaan khusus untuk alat tulis dan keperluan
perusahaan dan kemudian diajukan kepada General
Affair.
7.
Formulir
Perhitungan Kehadiran Karyawan. Formulir ini sebagai bukti tertulis atas
absensi karyawan yang setiap bulannya diberikan oleh Payroll Staff kepada
karyawan, kemudian disetujui oleh karyawan yang bersangkutan.
8.
Jadwal training karyawan. Jadwal ini sebagai
program untuk peningkatan kinerja karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.
Artikel yg bagus. Struktur gaji sdh bagus. Tugas berikutnya adalah mempraktekkan ke ERP
BalasHapus